ELO-Workflows: Was man vor dem ersten Customizing wissen sollte

Wer zum ersten Mal einen ELO-Workflow konfiguriert, wird schnell feststellen: Es geht. Aber ob es richtig geht, merkt man oft erst Monate später.

Der häufigste Fehler: fehlende Standardwerte

ELO-Workflows reagieren empfindlich auf fehlende Pflichtfelder. Wenn ein Dokument ohne vollständige Indexierung in einen Workflow läuft, bleibt es still stecken – ohne Fehlermeldung, ohne Hinweis. Der Sachbearbeiter wartet, der Consultant rätselt, und irgendwann schaut jemand in das Monitoring-Log.

Lösung: Pflichtfelder im Formular konsequent validieren, bevor der Workflow gestartet wird. ELO bietet dafür JavaScript-Hooks auf Formularebene – nutze sie.

Zweiter Fehler: Eskalationsregeln vergessen

Ein Workflow ohne Eskalation ist ein offenes Ticket ohne SLA. In der Praxis heißt das: Dokumente liegen wochenlang in Postfächern, weil niemand eine E-Mail bekommen hat.

ELO erlaubt zeitbasierte Eskalationen pro Workflow-Knoten. Das klingt selbstverständlich – ist es aber nicht, weil die Konfiguration versteckt ist und viele Einsteiger sie übersehen.

Dritter Fehler: zu viele parallele Äste

Parallele Workflow-Zweige klingen gut auf dem Papier. In der Praxis führen sie zu Synchronisationsproblemen, wenn ein Ast abbricht oder kein Benutzer zugewiesen ist. Beginne mit linearen Workflows. Komplexität nur einführen, wenn der einfache Weg nachweislich nicht reicht.

Was wirklich hilft

• Workflows zuerst auf Papier zeichnen, dann konfigurieren
• Testdaten mit realistischen Edge Cases verwenden
• Das ELO-Monitoring-Modul von Anfang an einbeziehen
• Rückmeldeschleifen einplanen: Was passiert, wenn jemand ablehnt?

ELO ist mächtig – aber Macht braucht Struktur. Wer das früh versteht, spart sich später viel Debugging.