IT-Betreuung für kleine Unternehmen: Warum der Pauschalvertrag oft die schlechtere Wahl ist

Der Pauschalvertrag klingt verlockend: Feste monatliche Kosten, volle IT-Betreuung, kein Überraschungen. Viele kleine Unternehmen schließen sie ab – und bereuen es irgendwann.

Das Problem mit “alles inklusive”

IT-Dienstleister, die Pauschalverträge anbieten, haben ein wirtschaftliches Interesse daran, wenig zu tun. Je weniger Support sie leisten müssen, desto besser für die Marge. Das führt zu einer stillen Fehlanreizstruktur: Probleme werden reaktiv behandelt, nicht proaktiv vermieden. Und wer fragt schon nach, wenn alles scheinbar läuft?

Was KMUs wirklich brauchen

Kleine Unternehmen mit 5–30 Arbeitsplätzen brauchen kein 24/7-Rundum-sorglos-Paket. Sie brauchen:

• Klare Zuständigkeiten: Wer ist für was verantwortlich?
• Dokumentation: Wo liegt was? Welche Passwörter? Welche Lizenzen?
• Proaktive Wartung: Patches, Updates, Backupprüfungen – planbar, nicht erst im Ernstfall
• Transparenz: Stundennachweise statt Blackbox

Wann ein Pauschalvertrag sinnvoll ist

Es gibt Situationen, in denen Pauschalverträge durchaus passen: Wenn der Dienstleister wirklich proaktiv arbeitet, regelmäßige Reports liefert und der Vertrag klare SLAs mit Konsequenzen enthält. Das ist aber die Ausnahme.

Mein Ansatz

Ich arbeite mit kleinen Unternehmen lieber auf Stundenbasis mit einem monatlichen Kontingent – transparent, nachvollziehbar, fair. Wer mehr braucht, zahlt mehr. Wer wenig braucht, zahlt wenig. Und beide Seiten wissen, was sie bekommen.

Technologie ist Mittel zum Zweck. Der Vertrag sollte das widerspiegeln.